6 tips om gebruik te maken van no show fee

Augustus 2018

Als zelfstandig hulpverlener heb je het ongetwijfeld al meegemaakt; een cliënt maakt een afspraak maar komt vervolgens niet opdagen zonder verwittiging of enkele minuten alvorens de afspraak zou doorgaan, wordt er afgebeld. Sommigen rekenen in dat geval een “no show fee” of verzuimvergoeding aan. Maar kan dit?

Het antwoord is simpel: ja, dit kan als het deel uitmaakt van de overeenkomst tussen jou en je cliënt.

Uiteraard kan het enkel als de cliënt echt ‘in fout’ is. Een no show fee kan niet gevraagd worden in situaties van overmacht zoals ziekte of ongeval. Om het wettelijk afdwingbaar te maken, zijn er enkele regels die dienen gerespecteerd te worden.

Enkele regels m.b.t. de verzuimvergoeding

Het is onvoldoende om de verzuimvergoeding kenbaar te maken in je wachtzaal. Deze mededeling maakt immers geen deel uit van de overeenkomst. 

Deze overeenkomst dient wederkerig te zijn. Dit wil zeggen dat je ook als hulpverlener een vergoeding dient te voorzien als jij door omstandigheden laattijdig een afspraak annuleert of niet nakomt. Net zoals bij cliënten is deze regel niet van toepassing als jij een afspraak mist omwille van overmacht.

De overeenkomst met de cliënt kan zowel schriftelijk als mondeling. Schriftelijke overeenkomsten zijn in onze sector niet gebruikelijk, maar het zorgt wel voor een duidelijker bewijs dat jouw cliënt met de regels akkoord ging. Bij een mondelinge akkoord – dat in principe voldoende is – kan er discussie ontstaan over het al of niet weet hebben van de verzuimvergoeding.

Rekening houdend met dit alles geven we je 6 tips om op correcte wijze een no show fee toe te passen.

6 tips bij het gebruik van no show fee

Zorg er voor dat je schriftelijk communiceert met je cliënt over de no show fee of verzuimvergoeding en hou rekening met volgende tips:

Tip 1:

Als er online een afspraak wordt gemaakt, kan je een akkoordverklaring laten aanvinken bij het boeken van een afspraak. De cliënt verklaart zich met andere woorden akkoord met een verzuimvergoeding als hij niet komt opdagen als hij dit vakje aanvinkt. Wordt het niet aangevinkt, dan wordt dit aanzien als niet akkoord en kan de afspraak niet geboekt worden.

Tip 2:

Als je niet kan aanvinken, kan je deze overeenkomst m.b.t. de verzuimvergoeding verwerken in je bevestigingsmail van bijvoorbeeld je online agenda.

Tip 3:

Vermeld duidelijk het bedrag dat zal aangerekend worden / gegeven worden als no show fee. Zo vermijd je discussies achteraf & is de overeenkomst ook wettelijk in orde. De vergoeding voor de cliënt en deze voor de hulpverlener dienen trouwens niet identiek te zijn.

Tip 4:

Communiceer duidelijk hoe lang op voorhand een cliënt dient te verwittigen als hij niet op de afspraak aanwezig kan zijn (bijvoorbeeld 24u of 48u).

Tip 5:

Communiceer duidelijk over de wijze waarop annuleren mogelijk is: telefonisch, via mail, …

Tip 6:

Maak de informatie over de no show fee zichtbaar op jouw website, in jouw brochures, op je visitekaartje, in je wachtzaal, …

Sonja Delbeecke heeft sinds 2005 een eigen praktijk als psychotherapeute / bemiddelaar in familiezaken. Daarnaast is ze zaakvoerder van Konnekt-it en helpt hulpverleners groeien als zelfstandige zowel inhoudelijk als op het vlak van ondernemerschap.

 

Volgend bericht

Vorig bericht

Alle berichten

Wil je op de hoogte gehouden worden van onze opleidingen, blogs en tips ontvangen?

Klik hier

 

Wil je op de hoogte gehouden worden van onze opleidingen, blogs en tips ontvangen?

Klik hier